Planifier des retrouvailles d’association ou d’anciens élèves à Komodo sur un bateau pour 20 personnes au plus

Des retrouvailles marchent mieux quand personne ne partage le pont avec des inconnus. Réservée entière, Arfisyana appartient à la promotion, à la chorale, à l’ancien bureau ou à l’amicale du village, et à personne d’autre.

Cette limite ne bouge pas. Le bateau compte 18 couchages standard, et le lit d’appoint de chacune des deux Master Cabin porte le total à 20, confirmé par écrit. Si 26 personnes répondent oui dans la discussion du groupe, ne promettez pas une place aux 26. Posez-nous la question avant de répondre.

Le plancher est plus souple qu’on ne croit. Le prix du bateau entier suit des tranches : 9 membres peuvent donc partir aussi, avec une part simplement plus lourde. À 12, le 3J2N revient à IDR 5 000 000 (≈ USD 307) chacun, à 16 à IDR 4 060 000 (≈ USD 249).

Commencez par un sondage, pas par un prix. Demandez qui peut venir, sur quelles deux ou trois dates possibles, et depuis quelle ville. Les réponses fixent la tranche, la date et les vols avant tout versement.

L’argent met fin à plus de retrouvailles que la distance. Tenez-le comme la caisse d’un club : un seul compte, un seul tableur, des dates que tous ont vues d’avance.

• Annoncez la part par tête pour la tranche attendue, et dites clairement qu’elle bouge si l’effectif bouge.
• Récoltez la part de chacun dans l’acompte de 50 pour cent avant une date fixe. Ensuite seulement, payez-nous.
• Récoltez le solde avant son échéance chez nous, 30 jours avant le départ.
• Récoltez le forfait du parc sur une ligne à part. Membres indonésiens et étrangers paient des tarifs différents.

Les désistements sont le point délicat. Si 2 membres d’un groupe de 20 renoncent au 3J2N, le prix du bateau reste dans la même tranche, et chaque part passe de IDR 3 500 000 (≈ USD 215) à IDR 3 890 000 (≈ USD 239). Si 4 renoncent, le groupe tombe dans la tranche de 13 à 16 à IDR 65 000 000 (≈ USD 3 988), et les parts se fixent à IDR 4 060 000 (≈ USD 249).

Convenez de la règle avant le premier versement. Un membre qui annule récupère ce que rend notre barème : 50 pour cent à plus de 60 jours, 25 pour cent de 30 à 59 jours, rien ensuite. Personne n’en débat plus à l’aéroport.

Cinq cabines, cinq décisions. Chacune a sa salle de bains, sa climatisation et une fenêtre sur la mer.

• Les deux Master Cabin : un grand lit chacune, pour des couples, ou un couple avec un petit sur le lit d’appoint.
• La cabine partagée de 6 : un lit superposé double et un simple, pour le bout bruyant de la promotion.
• La cabine partagée de 4 : deux lits doubles, l’un sur l’autre.
• La troisième cabine partagée : des lits superposés pour 4.

Les lits superposés doubles posent la conversation la plus délicate du voyage, car deux adultes partagent chaque couchage double. Les vieux amis en rient. Des collègues qui ne se sont pas vus depuis vingt ans peuvent s’en gêner. Demandez avant d’attribuer.

Les Master Cabin posent l’autre question. Certains groupes tirent au sort. D’autres fixent un supplément forfaitaire pour les quatre personnes des Master Cabin, décidé par tout le groupe et mis par écrit. Les deux marchent, pourvu que ce soit réglé avant le premier paiement.

Le 3J2N donne aux retrouvailles une forme naturelle. Le jour 1, ce sont les arrivées et la première marche à Kelor, qui règle l’allure et montre qui est resté en forme. Le coucher du soleil à Kalong, les roussettes remplissant le ciel, est la soirée des discours.

Le jour 2 commence dans le noir. Le groupe monte à Padar pour le lever du soleil, 30 à 45 minutes de marches, avec de l’eau et un décompte au sommet. Puis Pink Beach, la balade guidée par un ranger à Komodo et deux arrêts snorkeling. Le soir, le pont soleil, ses poufs et ses transats est le lieu des vieilles photos et des histoires que personne ne croit.

Le jour 3 est court : un snorkeling à Kanawa et retour à Labuan Bajo vers 12 h 00.

Apportez la banderole, l’ancien annuaire, une photo de groupe imprimée des dernières retrouvailles. Un phinisi ne vient pas avec un photographe : la documentation n’est pas comprise dans un charter privé, donc un membre prend les photos ou vous nous demandez un photographe, chiffré à part. Les boissons alcoolisées ne sont pas dans le prix non plus ; demandez-nous par écrit ce que le bateau autorise avant que quiconque n’emporte une bouteille.

Un voyage d’association n’est presque jamais un groupe de trentenaires en forme. Prévoyez toute l’étendue avant la clôture du sondage.

Pour les enfants de 0 à 2 ans, le voyage est offert. Dès 3 ans, un enfant compte comme voyageur, occupe un couchage et paie une part. Un petit tient sur le lit d’appoint d’une Master Cabin à côté de ses parents, ce qui garde les cabines partagées pour les adultes.

Les aînés s’en tirent mieux en Master Cabin, qui a un grand lit plutôt qu’une couchette. Padar est la marche difficile du voyage, 30 à 45 minutes de marches. Personne n’est obligé de la monter. Ceux qui restent à bord au lever du soleil ont le pont soleil pour eux seuls et le meilleur café du matin.

Ceux qui ne nagent pas font quand même du snorkeling. Des gilets sont à bord pour tous, et un masque avec un gilet à Kanawa suffit pour voir le récif depuis la surface. Demandez-nous combien de gilets pour enfant le bateau emporte si vous venez avec des enfants.

Signalez les besoins médicaux sur la liste des noms. Il y a une trousse de premiers secours à bord, et c’est tout : un membre qui prend un médicament chaque jour emporte la quantité du voyage plus quelques jours.

Des retrouvailles à 20 demandent quatre personnes aux rôles nets. Donnez à chaque rôle un seul nom.

• Trésorier : collecte les parts et l’argent du parc, nous paie, tient le tableur.
• Gardien de la liste : noms complets comme sur les passeports ou cartes d’identité, numéros, dates de naissance, régimes et allergies. Nous l’envoie au moins 7 jours avant le départ.
• Coordinateur des vols : veille à ce que chacun atterrisse la veille, et réserve les vols retour après 14 h 00 le dernier jour.
• Notre contact : la seule personne qui nous écrit sur WhatsApp, pour que les réponses ne se dispersent pas dans cinq discussions.

Le transfert de votre hôtel de Labuan Bajo ou de l’aéroport jusqu’au port est compris. Dites-nous l’hôtel de rendez-vous la veille au soir et nous organisons la prise en charge à partir de là.

Rédigez ensuite le premier message au groupe. Cinq lignes : les dates, la durée du voyage, la part par tête à l’effectif attendu, la date de l’acompte et le barème d’annulation. Les membres qui lisent ces cinq lignes et disent oui sont ceux qui viendront.