Planificar el viaje en grupo de una asociación de antiguos alumnos a Komodo: un solo barco para hasta 20 personas

Un reencuentro funciona mejor cuando nadie comparte cubierta con desconocidos. Reservada entera, Arfisyana es la promoción, el coro, la antigua oficina o la asociación del pueblo, y nadie más.

El límite no se negocia. Tiene 18 camas estándar, y la cama supletoria de cada uno de los dos Master Cabin las deja en 20, confirmado por escrito. Si 26 personas contestan que sí en el chat, no prometa plaza a las 26. Consúltenos antes de responder.

El mínimo es más flexible de lo que se cree. El precio del barco va por tramos, así que también pueden viajar 9; cada parte es simplemente mayor. Con 12 personas el 3D2N sale a IDR 5.000.000 (≈ USD 307) cada una, y con 16, a IDR 4.060.000 (≈ USD 249).

Empiece por una encuesta, no por un precio. Pregunte quién puede ir, en cuál de dos o tres fechas posibles y desde qué ciudad. Las respuestas fijan el tramo, la fecha y los vuelos antes de que se mueva el dinero.

El dinero acaba con más reencuentros que la distancia. Llévelo como la tesorería de un club, con una cuenta, una hoja de cálculo y fechas que todos vieron de antemano.

• Anuncie la cuota por cabeza del tramo que espera y diga con claridad que cambia si cambia el número de participantes.
• Cobre a cada socio su parte del anticipo del 50 por ciento antes de una fecha fija. Solo entonces nos paga.
• Cobre el saldo antes de que venza para nosotros, 30 días antes de la salida.
• Cobre el paquete del parque como una línea aparte. Los socios indonesios y los extranjeros pagan tarifas distintas.

Las bajas son lo difícil. Suponga que 2 socios se retiran de un grupo de 20 en el 3D2N. El barco sigue en el mismo tramo, y cada parte sube de IDR 3.500.000 (≈ USD 215) a IDR 3.890.000 (≈ USD 239). Si se bajan 4, el grupo cae al tramo de 13 a 16 personas, a IDR 65.000.000 (≈ USD 3.988), y las partes quedan en IDR 4.060.000 (≈ USD 249).

Acuerden la regla antes del primer pago. Nuestra escala reintegra el 50 por ciento si la baja llega con 60 días o más, el 25 por ciento si llega con 30 a 59, y nada si llega más tarde. Quien se retira recibe eso, ni más ni menos. Así nadie discute en el aeropuerto.

Cinco camarotes, cinco decisiones. Todos tienen baño propio, aire acondicionado y ventana con vista al mar.

• Los dos Master Cabin: una cama doble cada uno, para parejas, o para una pareja con un niño pequeño en la cama supletoria.
• El camarote compartido para 6: una litera doble y una litera individual, para el extremo más ruidoso de la clase.
• El camarote compartido para 4: dos camas dobles apiladas.
• El tercer camarote compartido: literas para 4.

Las literas dobles esconden la conversación más delicada del viaje, porque en cada litera doble duermen dos adultos. Los viejos amigos se ríen. Los compañeros que no se ven desde hace veinte años pueden sentirlo incómodo. Pregunte antes de asignar.

Los Master Cabin son la otra cuestión. Algunos grupos echan suertes. Otros pactan un suplemento fijo para las cuatro personas de los Master, decidido por todo el grupo y por escrito. Vale cualquiera, siempre que se cierre antes de que nadie pague.

El 3D2N da al reencuentro una forma natural. El primer día son las llegadas y el primer paseo por Kelor, que marca el ritmo y enseña quién se ha mantenido en forma. La puesta de sol en Kalong, con los zorros voladores llenando el cielo, es la tarde de los discursos.

El segundo día arranca antes del amanecer. El grupo sube a Padar para ver amanecer, de 30 a 45 minutos por escalones, con agua y un recuento arriba. Después vienen Pink Beach, la caminata con guardaparques en Komodo y dos paradas de snorkel. Por la noche, la cubierta solárium, con sus pufs y tumbonas, es el sitio para las fotos viejas y las historias que nadie se cree.

El tercer día es corto: snorkel en Kanawa y regreso a Labuan Bajo hacia las 12:00.

Traigan la pancarta, el anuario, una foto de grupo impresa del último reencuentro. Un phinisi no trae fotógrafo: la documentación no forma parte de un chárter privado, así que o la hace un socio o nos pide un fotógrafo, con presupuesto aparte. Las bebidas alcohólicas tampoco están en el precio. Pregúntenos por escrito qué admite el barco antes de que alguien meta una botella en la maleta.

Un viaje de comunidad rara vez es un grupo de treintañeros en forma. Prevea todo el abanico antes de cerrar la encuesta.

Entre 0 y 2 años, el niño viaja sin pagar. Desde los 3 cuentan como pasajeros, ocupan cama y pagan una parte. Un niño pequeño cabe en la cama supletoria de un Master Cabin junto a sus padres, y así los camarotes compartidos quedan para los adultos.

Los mayores van mejor en los Master, que tienen cama doble en lugar de litera. Padar es la caminata dura del viaje, de 30 a 45 minutos por escalones. Subir es opcional. Quien se queda a bordo al amanecer tiene la cubierta solárium para sí y el mejor café de la mañana.

Quien no nada también hace snorkel. A bordo hay chalecos para todos, y con máscara y chaleco en Kanawa basta para ver el arrecife desde la superficie. Si trae niños, pregúntenos cuántos chalecos infantiles lleva el barco.

Indique en la lista de nombres las necesidades médicas. A bordo hay un botiquín y nada más: quien necesite medicación diaria debe traer la del viaje y unos días de más.

Un reencuentro de 20 necesita cuatro personas con tareas claras. Ponga un solo nombre a cada una.

• Tesorero: cobra las partes y el dinero del parque, nos paga y lleva la hoja de cálculo.
• Encargado de la lista: nombres completos como en pasaportes o documentos de identidad, números, fechas de nacimiento, dietas y alergias. Nos la envía al menos 7 días antes de la salida.
• Coordinador de vuelos: vela por que todos aterricen la víspera y reserva el regreso para después de las 14:00 el último día.
• Nuestro contacto: la única persona que nos escribe por WhatsApp, para que las respuestas no se dispersen en cinco chats.

Nosotros llevamos al grupo al puerto, tanto desde el aeropuerto como desde el hotel, sin coste aparte. Díganos el hotel de reunión de la noche anterior y planificamos la recogida desde allí.

Después, redacte el primer mensaje al grupo. Que sean cinco líneas: las fechas, la duración del viaje, la cuota por cabeza con el número de participantes previsto, la fecha del anticipo y la escala de cancelación. Quienes leen esas cinco líneas y aun así dicen que sí son los que vienen.