Organizzare a Komodo un viaggio di gruppo per ex studenti o per una comunità, su una sola barca fino a 20 ospiti

Una reunion funziona meglio quando nessuno divide il ponte con estranei. Prenotata intera, Arfisyana è della classe, del coro, del vecchio ufficio o dell'associazione del paese, e di nessun altro.

Su questo non si tratta: il tetto è 20. Ha 18 posti letto standard, e il letto aggiuntivo in ciascuna delle due Master Cabin porta il totale a 20, confermato per iscritto. Quando 26 persone rispondono sì nella chat del gruppo, non promettere a tutte e 26 un posto. Chiedere a noi prima di rispondere.

Il minimo è meno rigido di quanto si pensi. Il prezzo dell'intera barca segue le fasce, quindi anche 9 partecipanti possono partire: ogni quota è semplicemente più alta. In 12 il 3D2N viene IDR 5.000.000 (≈ USD 307) a testa, in 16 viene IDR 4.060.000 (≈ USD 249).

Partire da un sondaggio, non da un prezzo. Chiedere chi può venire, in quali due o tre date possibili e da quale città. Le risposte decidono la fascia, la data e i voli prima che si muova un euro.

I soldi chiudono più reunion della distanza. Gestirli come la cassa di un circolo: un solo conto, un solo foglio di calcolo e scadenze che tutti hanno visto in anticipo.

• Comunicare la quota a testa per la fascia prevista, e dire chiaramente che cambia se cambia il numero dei partecipanti.
• Raccogliere da ciascuno la sua parte dell'acconto del 50 per cento entro una data fissa. Solo dopo pagare noi.
• Raccogliere il saldo prima della scadenza verso di noi, 30 giorni prima della partenza.
• Tenere il pacchetto parco come voce a parte. Indonesiani e stranieri pagano tariffe diverse.

Le rinunce sono la parte difficile. Se 2 persone si ritirano da un gruppo di 20 sul 3D2N, il prezzo della barca resta nella stessa fascia e ogni quota sale da IDR 3.500.000 (≈ USD 215) a IDR 3.890.000 (≈ USD 239). Se si ritirano in 4, il gruppo scende alla fascia 13-16 a IDR 65.000.000 (≈ USD 3.988), e le quote si assestano a IDR 4.060.000 (≈ USD 249).

Concordare la regola prima del primo pagamento. Chi annulla riceve quanto prevede la nostra scala: il 50 per cento a 60 giorni dalla partenza o prima, il 25 per cento tra 30 e 59 giorni, poi niente. Così nessuno discute all'aeroporto.

Cinque cabine, cinque decisioni. Ogni cabina ha bagno proprio, aria condizionata e una finestra sul mare.

• Le due Master Cabin: un letto matrimoniale ciascuna, per coppie, o per una coppia con un bambino piccolo sul letto aggiuntivo.
• La cabina condivisa da 6: un letto a castello matrimoniale e un castello singolo, per l'ala più rumorosa della classe.
• La cabina condivisa da 4: due letti matrimoniali sovrapposti.
• La terza cabina condivisa: letti a castello per 4.

I castelli matrimoniali ospitano la conversazione più delicata del viaggio, perché due adulti dividono ogni letto doppio. Tra vecchi amici si ride. Tra colleghi che non si vedono da vent'anni può essere imbarazzante. Chiedere prima di assegnare.

L'altra questione sono le Master Cabin. Alcuni gruppi tirano a sorte. Altri concordano un supplemento fisso per i quattro ospiti delle Master, deciso da tutto il gruppo e messo per iscritto. Vanno bene entrambe le strade, purché si chiuda prima che qualcuno paghi.

Il 3D2N dà alla reunion una forma naturale. Il giorno 1 sono gli arrivi e la prima passeggiata su Kelor, che dà il passo e mostra chi si è tenuto in forma. Il tramonto a Kalong, con le volpi volanti che riempiono il cielo, è la sera dei discorsi.

Il giorno 2 comincia al buio. Il gruppo sale a Padar per l'alba, 30-45 minuti di gradini, con acqua e conta delle persone in cima. Poi Pink Beach, la camminata con il ranger sull'isola di Komodo e due soste snorkeling. Quella sera il ponte solare, con sdraio e pouf, è il posto per le vecchie fotografie e le storie a cui nessuno crede.

Il giorno 3 è breve: snorkeling a Kanawa e rientro a Labuan Bajo verso le 12:00.

Portare lo striscione, il vecchio annuario, una foto di gruppo stampata dell'ultima reunion. Un phinisi non ha il fotografo incluso: la documentazione non fa parte di un charter privato, quindi o scatta un partecipante o ce lo si fa quotare a parte. Anche le bevande alcoliche non sono nel prezzo; chiederci per iscritto che cosa consente la barca prima che qualcuno metta in valigia una bottiglia.

Un viaggio di comunità raramente è un gruppo di trentenni allenati. Pensare a tutta la gamma prima che il sondaggio si chiuda.

I piccoli da 0 a 2 anni non pagano. Dai 3 anni un bambino conta come ospite, occupa un posto e paga una quota. Un bimbo piccolo sta sul letto aggiuntivo di una Master Cabin accanto ai genitori, e così le cabine condivise restano agli adulti.

Gli anziani stanno meglio nelle Master, che hanno un letto matrimoniale e non un castello. Padar è la camminata dura del viaggio, 30-45 minuti di gradini. Salire non è un obbligo. Chi resta a bordo all'alba ha il ponte solare tutto per sé e il caffè migliore della mattina.

Chi non nuota fa comunque snorkeling. I giubbotti ci sono per tutti, e a Kanawa una maschera con il giubbotto basta per vedere la barriera dalla superficie. Se si viaggia con bambini, chiederci quanti giubbotti da bambino ha la barca.

Segnalare le esigenze mediche nell'elenco dei nomi. A bordo c'è una cassetta di pronto soccorso e basta: chi prende medicine ogni giorno ne porta per tutto il viaggio e per qualche giorno in più.

Una reunion da 20 richiede quattro persone con compiti chiari. Dare a ogni compito un solo nome.

• Tesoriere: raccoglie le quote e i soldi del parco, paga noi, tiene il foglio di calcolo.
• Custode dell'elenco: nomi completi come sul passaporto o sul documento, numeri, date di nascita, esigenze alimentari e allergie. Lo manda a noi almeno 7 giorni prima della partenza.
• Coordinatore dei voli: verifica che tutti atterrino il giorno prima e prenota i voli di ritorno dopo le 14:00 dell'ultimo giorno.
• Il nostro referente: l'unica persona che ci scrive su WhatsApp, così le risposte non si disperdono in cinque chat.

Il transfer dal Suo hotel di Labuan Bajo o dall'aeroporto al porto è compreso. Ci dica l'hotel di ritrovo la sera prima e organizziamo il ritiro da lì.

Poi scrivere il primo messaggio al gruppo, di cinque righe: le date, la durata, la quota a testa con il numero previsto, la data dell'acconto e la scala di annullamento. Chi legge quelle cinque righe e dice ancora sì è chi viene davvero.