Klassentreffen oder Vereinsfahrt nach Komodo planen: ein Boot für bis zu 20 Gäste

Ein Wiedersehen gelingt am besten, wenn niemand das Deck mit Fremden teilt. Als ganzes Boot gebucht, gehört die Arfisyana dem Jahrgang, dem Chor, dem alten Büro oder dem Heimatverein, und sonst niemandem.

Die Obergrenze gilt ohne Ausnahme. Das Schiff hat 18 Standardbetten, und das Zusatzbett in jeder der beiden Master Cabins macht daraus 20, schriftlich bestätigt. Wenn 26 Leute im Gruppenchat zusagen, versprechen Sie nicht allen 26 einen Platz. Fragen Sie uns, bevor Sie antworten.

Die Untergrenze liegt tiefer, als viele denken. Der Ganzboot-Preis richtet sich nach Stufen, also können auch 9 Mitglieder fahren, nur ist jeder Anteil größer. Bei 12 Gästen liegt die 3D2N bei IDR 5.000.000 (≈ USD 307) pro Kopf, bei 16 bei IDR 4.060.000 (≈ USD 249).

Beginnen Sie mit einer Umfrage, nicht mit einem Preis. Fragen Sie, wer kommen kann, an welchen zwei oder drei Terminen und aus welcher Stadt. Aus den Antworten ergeben sich Stufe, Datum und Flüge, noch bevor Geld fließt.

Am Geld scheitern mehr Treffen als an der Entfernung. Führen Sie es wie eine Vereinskasse: ein Konto, eine Tabelle, Termine, die alle vorher gesehen haben.

• Nennen Sie den Anteil pro Kopf für die erwartete Stufe und sagen Sie offen, dass er sich mit der Kopfzahl ändert.
• Sammeln Sie von jedem Mitglied den Anteil an der Anzahlung von 50 Prozent bis zu einem festen Datum. Erst danach zahlen Sie an uns.
• Sammeln Sie den Restbetrag ein, bevor er bei uns fällig wird, 30 Tage vor Abfahrt.
• Führen Sie das Parkpaket als eigene Zeile. Indonesische und ausländische Mitglieder zahlen unterschiedliche Sätze.

Schwierig sind die Absagen. Angenommen, 2 Mitglieder einer 20er-Gruppe sagen für die 3D2N ab. Der Bootspreis bleibt in derselben Stufe, und jeder Anteil steigt von IDR 3.500.000 (≈ USD 215) auf IDR 3.890.000 (≈ USD 239). Sagen 4 ab, rutscht die Gruppe in die Stufe von 13 bis 16 Gästen zu IDR 65.000.000 (≈ USD 3.988), und die Anteile pendeln sich bei IDR 4.060.000 (≈ USD 249) ein.

Beschließen Sie die Regel, bevor die erste Zahlung eingeht. Wer absagt, bekommt, was unsere Staffel hergibt: 50 Prozent bei 60 Tagen oder früher, 25 Prozent zwischen 59 und 30 Tagen, danach nichts. So wird am Flughafen nicht mehr gestritten.

Fünf Kabinen, fünf Entscheidungen. Jede Kabine hat ein eigenes Bad, eine Klimaanlage und ein Fenster zum Meer.

• Die beiden Master Cabins: je ein Doppelbett, für Paare oder für ein Paar mit einem kleinen Kind auf dem Zusatzbett.
• Die Gemeinschaftskabine für 6: ein Doppelstockbett und ein Einzelstockbett, für das laute Ende des Jahrgangs.
• Die Gemeinschaftskabine für 4: zwei Doppelbetten, übereinander.
• Die dritte Gemeinschaftskabine: Etagenbetten für 4.

In den Doppelstockbetten steckt das heikelste Gespräch der Reise, denn zwei Erwachsene teilen sich jedes Doppelbett. Alte Freunde lachen darüber. Kollegen, die sich seit zwanzig Jahren nicht gesehen haben, finden es vielleicht unangenehm. Fragen Sie, bevor Sie zuteilen.

Die Master Cabins sind die zweite Frage. Manche Gruppen losen. Andere beschließen einen festen Aufschlag für die vier Gäste in den Master Cabins, von der ganzen Gruppe entschieden und schriftlich festgehalten. Beides funktioniert, solange es geklärt ist, bevor jemand zahlt.

Die 3D2N gibt einem Wiedersehen eine natürliche Form. Tag 1 gehört der Ankunft und dem ersten Gang auf Kelor, der das Tempo setzt und zeigt, wer sich fit gehalten hat. Der Sonnenuntergang bei Kalong, wenn die Flughunde den Himmel füllen, ist der Abend für die Reden.

Tag 2 beginnt im Dunkeln. Die Gruppe steigt für den Sonnenaufgang auf Padar, 30 bis 45 Minuten über Stufen, mit Wasser und einer Zählung oben. Danach folgen Pink Beach, der Rangergang auf Komodo und zwei Schnorchelstopps. Am Abend ist das Sonnendeck mit Sitzsäcken und Liegesesseln der Ort für die alten Fotos und die Geschichten, die keiner glaubt.

Tag 3 ist kurz: Schnorcheln bei Kanawa und gegen 12:00 zurück in Labuan Bajo.

Mitbringen: das Banner, das alte Jahrbuch, ein gedrucktes Gruppenfoto vom letzten Treffen. Ein Fotograf gehört nicht zum Phinisi: Dokumentation ist nicht Teil eines Privatcharters, entweder macht ein Mitglied die Bilder, oder Sie fragen uns nach einem Fotografen, extra berechnet. Alkoholische Getränke sind ebenfalls nicht im Preis. Fragen Sie uns schriftlich, was an Bord erlaubt ist, bevor jemand eine Flasche einpackt.

Eine Vereinsfahrt besteht selten aus fitten Dreißigjährigen. Planen Sie die ganze Bandbreite ein, bevor die Umfrage schließt.

Bis zum zweiten Geburtstag reisen Kinder gratis. Ab 3 zählt ein Kind als Gast, belegt ein Bett und zahlt einen Anteil. Ein kleines Kind passt auf das Zusatzbett in einer Master Cabin neben den Eltern, so bleiben die Gemeinschaftskabinen für Erwachsene frei.

Ältere Mitglieder schlafen am besten in den Master Cabins, die ein Doppelbett statt eines Etagenbetts haben. Padar ist der anstrengende Gang der Reise, 30 bis 45 Minuten über Stufen. Niemand muss hinauf. Wer zum Sonnenaufgang an Bord bleibt, hat das Sonnendeck für sich und den besten Kaffee des Morgens.

Auch Nichtschwimmer schnorcheln. Rettungswesten sind für alle an Bord, und eine Maske mit Weste bei Kanawa genügt, um das Riff von der Oberfläche aus zu sehen. Fragen Sie uns, wie viele Kinderwesten das Boot führt, wenn Sie Kinder mitbringen.

Nennen Sie uns medizinische Bedürfnisse auf der Namensliste. An Bord gibt es einen Erste-Hilfe-Kasten, mehr nicht: Wer täglich Medikamente braucht, nimmt genug für die Reise und einige Tage mehr mit.

Ein Treffen mit 20 Personen braucht vier Menschen mit klaren Aufgaben. Geben Sie jeder Aufgabe einen Namen.

• Kassenwart: sammelt Anteile und Parkgeld ein, zahlt an uns und führt die Tabelle.
• Listenführer: vollständige Namen wie im Reisepass oder Personalausweis, Nummern, Geburtsdaten, Ernährungswünsche und Allergien. Schickt die Liste mindestens 7 Tage vor Abfahrt an uns.
• Flugkoordinator: sorgt dafür, dass jedes Mitglied am Vortag landet, und bucht Rückflüge nach 14:00 am letzten Tag.
• Unser Ansprechpartner: die eine Person, die mit uns per WhatsApp schreibt, damit sich die Antworten nicht auf fünf Chats verteilen.

Den Transfer zum Hafen, vom Flughafen oder aus Ihrem Hotel in Labuan Bajo, übernehmen wir im Preis. Nennen Sie uns am Vorabend das Treffpunkt-Hotel, dann planen wir die Abholung von dort.

Schreiben Sie danach die erste Nachricht an die Gruppe. Fünf Zeilen genügen: die Termine, die Reisedauer, der Anteil pro Kopf bei der erwarteten Kopfzahl, das Datum der Anzahlung und die Stornostaffel. Wer diese fünf Zeilen liest und trotzdem zusagt, kommt auch.