La noche de antes y la de después, para un grupo de 20

Esté en Labuan Bajo la tarde anterior a zarpar. Regístrese, cene pronto y cuente las cabezas cuando haya aterrizado el último vuelo. Un grupo de 20 que llega a trozos necesita un coordinador en el hotel y una sola lista.

Reserve todas las habitaciones en un hotel si puede. La recogida es más sencilla desde un solo vestíbulo. Quien pasa la tarde yendo de un hotel a otro, con el móvil en la mano, buscando a un dormilón en una habitación lejana, no duerme. Si el grupo tiene que dividirse, díganos qué hotel aloja a quién.

Mándenos el nombre del hotel cuando lo reserve. El nombre pasa a las instrucciones de recogida. Con un día de antelación, el contacto del conductor le llega por escrito.

Haga también el equipaje la noche antes. Deje las maletas grandes en el hotel si ofrece consigna, y lleve al barco bolsas blandas, que se estiban mejor. Pregunte por la consigna antes de reservar, no en la recepción a las nueve de la mañana.

Su tarifa ya paga el coche que lleva al grupo desde el vestíbulo o la llegada al puerto, y de vuelta. Eso cubre el trayecto en sí. No cubre la cena en la ciudad la noche de antes ni un paseo a un restaurante que resulta estar lejos.

Para otros trayectos por Labuan Bajo, una furgoneta o un autobús pequeño se presupuesta por vehículo, no por persona. Un vehículo lleno cuesta lo mismo que uno medio vacío, así que llénelo. Aquí no ponemos ningún importe, porque depende del vehículo y del recorrido.

Planifique los vehículos por número de personas y de maletas. Veinte personas con su equipaje no caben en un coche. Diga cuántas maletas son de carcasa dura, y planificamos el tamaño del vehículo en consecuencia.

Los taxis sirven para un grupo pequeño. Veinte personas repartidas en cinco coches llegan a cinco sitios distintos.

En el 3D2N estándar, la recogida va de 10:00 a 11:00 y el barco zarpa a las 11:00. La hora exacta le llega por escrito, y el número del conductor un día antes. Póngalo en el chat del grupo.

Quédense en el vestíbulo, no en la calle. Punto de encuentro: una silla, una bandera, un coordinador con la lista. Cuente las cabezas cuando llegue el vehículo y otra vez cuando la última maleta esté a bordo.

El desayuno va antes de la recogida. El barco sirve el almuerzo, pero un grupo de 20 adolescentes no debe esperar a él. Pida al hotel que sirva el desayuno temprano, y avísenos si no puede.

Lleve pasaportes, medicinas y móviles en una bolsa blanda que cargue usted mismo. Siempre. Todo lo demás va en el vehículo.

El 3D2N estándar atraca en Labuan Bajo hacia las 12:00 del tercer día. Vuele más tarde que eso, con margen, y no a las 12:30. Un vuelo al final de la tarde sirve a la mayoría de los grupos.

Un vuelo tardío necesita una cama en la ciudad, o al menos un sitio donde lavarse y dejar las bolsas. Reserve una habitación de día o una segunda noche en el hotel, y díganos el nombre. El vehículo puede dejar allí al grupo al terminar el viaje, para que nadie arrastre veinte maletas por la ciudad con el calor, esperando un taxi que tiene otros planes.

Las rutas que no son el 3D2N terminan a horas fijadas con sus vuelos. El viaje de un día vuelve antes del atardecer, y las horas del 2D1N y el 4D3N se acuerdan con el capitán según el tiempo. No reserve nunca un vuelo hasta que confirmemos por escrito la hora de final.

Si el mar o el tiempo mueven la llegada, quien coordina se lo dice al grupo y nosotros actualizamos la recogida. Es la única razón para dejar un margen.